Archiviazione Documentale


L’IMPORTANZA DI UNA GESTIONE CENTRALIZZATA

La sfida di un’azienda relativamente al suo flusso documentale è quella di gestire in maniera efficiente un’infinità di documenti con diversa provenienza, diverso formato, diversa struttura, sia cartacei che digitali. La nostra soluzione consiste in un’unica piattaforma software che raccoglie e archivia qualsiasi tipologia di documento garantendo in ogni momento reperibilità, riservatezza e accessibilità.

 

L’ACQUISIZIONE ATTIVA DEI VOSTRI DOCUMENTI

Per i documenti digitali l’acquisizione da parte del software è automatica e avviene grazie a un motore di riconoscimento integrato in grado di leggere i dati e i metadati presenti su qualsiasi file (mail, fatture, bolle, ordini, registri contabili etc..)

 

 

archiviazione documentale

L’ACQUISIZIONE PASSIVA DEI VOSTRI DOCUMENTI

Per i documenti cartacei e provenienti da terzi (es: fornitori, clienti), il software genera un profilo del documento per l’archiviazione grazie ad un connettore ai software gestionali aziendali, .
In seguito, per creare un collegamento col documento cartaceo viene generata un’etichetta tramite una stampante in cui sono presenti il bar code e i dati di protocollo.
L’etichetta viene applicata sul documento per essere successivamente scansionato.

I nostri esperti provvederanno all’installazione e alla configurazione della piattaforma software sui terminali aziendali e alla formazione del vostro personale per l’utilizzo del sistema.

 

 

archiviazione documentale

PERCHE’ E’ NECESSARIA L’ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE DIGITALE

La risposta è semplice e duplice.

  • Per garantirsi continuità lavorativa, scongiurando il rischio di perdere preziose informazioni
  • Per salvaguardare l’immagine di azienda affidabile.

 

 

 

 

archiviazione documentale

MIGLIORAMENTO DEI PROCESSI AZIENDALI

Un’ efficace gestione documentale porta a snellire tutti i processi aziendali secondo la logica per cui non è la persona a dover seguire il documento ma che è il documento che deve ‘cadere’ nella scrivania della persona.

Il software di gestione documentale da noi fornito consente di coordinare le azioni da svolgere sul documento (es: approvazione, notifiche, compilazione..) con il personale addetto alla relativa procedura nel rispetto di tempi e scadenze.

 

 

flusso_automatizzato_docCONFIGURAZIONE PERSONALIZZATA

I nostri esperti configureranno il software per seguire il vostro flusso di lavoro (es: scadenze di pagamento, invio degli ordini ai fornitori, approvazione degli acquisti, rinnovo contratti, inoltro email..) ‘portando’ il documento nella postazione giusta al momento giusto.

 

 

 

I VANTAGGI DELLA DEMATERIALIZZAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

La dematerializzazione dei documenti cartacei con riproduzioni digitali è un investimento a lungo termine che porta a:

  • Riduzione dell’uso di carta e materiali di consumo e contenimento della spesa per i dispositivi di stampa
  • Recupero degli spazi degli archivi cartacei
  • Riduzione dei costi del personale amministrativo
  • Abbattimento del tempo dedicato all’archiviazione cartacea manuale, alla ricerca e al recupero dei documenti
  • Recupero del personale ad attività più produttive

 

 

COME AVVIENE LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Il software di gestione documentale da noi fornito prevede una procedura per la conservazione in sola forma elettronica del documento.
Questo avviene grazie alla creazione di un volume di conservazione contenente i dati validati dalla firma digitale e dalla marcatura temporale.

La procedura è allineata alle normative in materia di archiviazione documentale di cui all’ Art.6 comma 1 e 2 del testo unico delle disposizioni legislative e regolamenti in materia di documentazione amministrativa – DPR 28/12/2000 n°445 e successive.